Praca zdalna – jak się zorganizować?

Praca zdalna – jak się zorganizować?

Czy można pracować zdalnie, nie wychodząc z domu? Dla niektórych osób jest to czysta abstrakcja. Kto wie, może też tak bym myślał, gdyby nie fakt, że od 2010 roku praca zdalna to jest to czym się zajmuję. Postanowiłem na bazie własnych doświadczeń i obserwacji podzielić się kilkoma istotnymi wskazówkami jak zorganizować się, aby skutecznie pracować zdalnie.

Czym jest praca zdalna?

Na początek zastanówmy się co możemy zdefiniować jako pracę zdalną?. Czy tak zwane chałupnictwo to również praca zdalna? Kiedyś było tak zwane skręcanie długopisów w domu. Swoją drogą ciekawe czy nadal pojawiają się takie oferty pracy. Oczywiście są też uczciwe formy pracy chałupniczej (chyba uczciwe). Kiedyś moi rodzice montowali w domu lalki baby jagi. Jakaś kobieta przynosiła produkty z których trzeba było to zmontować. Na koniec okazało się, że ta kobieta nie zapłaciła ani grosza. Czy ktoś z Was spotkał się z uczciwą pracą chałupniczą?

Mówiąc praca zdalna mam raczej na myśli pracę raczej tak zwana biurową, którą zamiast w biurze można wykonywać w domu. Praca zdalna to też taka, którą z powodzeniem wykonujemy za pomocą internetu, komputera, telefonu itp. Jak widzisz nie wszystko można zdalnie wykonywać, pracownik budowlany nie położy gładzi zdalnie, ani też kosmetyczka nie wykona zdalnie make up. Jednak można stworzyć materiały instruktażowe np nagrania video, w których pokazujesz jak wykonać make up, lub położyć gładź na ścianie. W tym przypadku mówimy o przepakowaniu produktu, które jest świetnym rozwiązaniem na skalowanie swojego biznesu i możliwość zarabiania online. Natomiast dziś opowiem jak zorganizować się, aby praca zdalna była efektywna. Przygotowałem 9 punktów, które pomogą Ci w zorganizowaniu się.

Zorganizuj miejsce dla pracy zdalnej.

Potrzebujesz mieć swój kąt, w którym będziesz mógł w komfortowych warunkach wykonywać swoją pracę. Idealnym rozwiązaniem będzie z jednego pokoju w domu, lub mieszkaniu zrobić gabinet do pracy. Wstawiasz tam biurko, wygodny fotel, meble na niezbędne rzeczy, oświetlenie np. Lampa biurkowa. Ponadto wyposaż gabinet w niezbędne narzędzia do swojej pracy. W moim przypadku będzie to laptop, oświetlenie, mikrofon, tablica suchościeralna i statyw do kamery. Nie jestem ekspertem od aranżacji wnętrz, więc w tej kwestii nie będę Ci doradzał. Poradzę Ci jednak, aby to pomieszczenie było wyciszone i dobrze przewietrzone, z umiarem oświetlone, aby światło słoneczne Cię nie rozpraszało. Postaw na wygodę i poręczność. Dzięki temu będzie wygodnie Ci się pracować i wszystko będziesz mieć pod ręką. Jeśli chodzi o wystrój, to polecam Ci urządzić go tak aby był inspirujący i motywujący do działania i pracy.

Praca zdalna - jak się zorganizować?Nie każdy jednak może pozwolić sobie na poświęcenie jednego pokoju na gabinet. Może masz za małe mieszkanie i już wszystkie pomieszczenia są zajęte. W takim przypadku pozostaje jedynie wydzielić sobie miejsce w którymś z pomieszczeń na pracę zdalną. Do szczęścia wystarczy Ci kawałek blatu i wygodne krzesło. Przemyśl, gdzie możesz to zrobić, może w pokoju dziennym, lub sypialni, a może najlepsza będzie kuchnia, bo tam jest blisko do lodówki, aby coś w między czasie podjadać. Jakie miejsce nie wybierzesz to pamiętaj o podstawowych zasadach, które posłużą też przy organizowanie miejsca do pracy zdalnej w gabinecie.

Lista zadań.

Jedną z pułapek w pracy zdalnej jest to, że samemu siebie musisz pilnować. Niektórzy mają z tym ogromny problem. Innym robią to bez problemu, ale nawet takim osobom pojawiają się trudności. Wiem o czym mówię, w końcu od lat tak pracuję. Najlepszym sposobem jest sporządzanie sobie listy zadań do zrobienia w ciągu dnia pracy. Dzięki takiej metodzie dużo łatwiej jest się skupić na rzeczach aktualnie najważniejszych do zrobienia. 

W tym przypadku przyda się umiejętność zarządzania czasem. Chociażby podstawa podstaw jaką jest macierz Eisenhowera pomoże Ci w byciu bardziej produktywnym, w ciągu dnia. Mamy do zrobienia rzeczy i czynności, które można podzielić na 4 kategorie. Rzeczy ważne i pilne, ważne i nie pilne, nie ważne, ale pilne, oraz nie ważne i nie pilne. Najistotniejszymi rzeczami dla osiągnięcia celu są rzeczy ważne lecz nie pilne. To na nich głównie powinieneś się skupić. Niestety czasami pojawiają się ważne i pilne, czyli tak zwane gaszenie pożarów. Planuj wszystko tak, aby jak najwięcej takich rzeczy unikać. Rzeczy pilne lecz nie ważne najlepiej jest zlecać innym lub jeśli to możliwe ignorować. Zaś te nie pilne i nie ważne zostaw na moment kiedy już masz wszystko zrobione.

Rozpisz sobie listę zadań i zacznij wykonywać z listy wszystko po kolei odznaczając te elementy, które już wykonałeś. Do tego wystarczy Ci kartka papieru i długopis. Jeśli lubisz gadżety, to istnieje wiele aplikacji i programów, które Ci w tym pomogą. Jednym z ciekawszych narzędzi jest niewątpliwie aplikacja Wunderlist. Pamiętaj, że nawet najlepsza aplikacja nie wykona za Ciebie ważnych zadań!

Wyłącz rozpraszacze, a praca zdalna pójdzie Ci gładko.

Z badań wynika, że wiele czasu w pracy ludzie marnują na tak zwane rozpraszacze. Pracując zdalnie musisz się z tym liczyć, że wiele rzeczy może Cię rozpraszać. To może być telefon i co chwile zerkanie na aplikacje, albo telefony i smsy, które nie są istotne. Tak samo Facebook i inne portale social media. Poczta mailowa również może skutecznie Cię rozpraszać. Jeśli to możliwe, to na czas pracy zrezygnuj z tego wszystkiego. 

Skutecznie rozpraszać może też hałas, dlatego tak istotne jest, aby miejsce w domu na pracę zdalną było możliwie odizolowane od hałasu. Burczący brzuch również może Cię rozpraszać, więc czym prędzej zjedz konkretne śniadanie lub wybierz się na lunch i wracaj do pracy. Plusem w pracy zdalnej jest to, że nie będą Cię rozpraszać koledzy i koleżanki z pracy, którzy co chwilę Cię zagadują, a praca przez to staje się mniej produktywna. 

Zadbaj o nastawienie.

Do pracy zdalnej musisz przygotować się tak jak przygotowujesz się do pracy w biurze. Idź do łazienki, aby zadbać o swój wygląd. Ogol się, lub w przypadku kobiet zrób make up. Ułóż sobie włosy. Następnie ubierz się stosownie do swojej pracy. Być może obowiązuje u Ciebie w pracy dress code, ale jeśli nie to zadbaj o to samemu, to naprawdę ma duże znaczenie w nastawieniu do pracy. Zupełnie inaczej pracuje się w piżamie z nieogarniętymi włosami i kilkudniowym zarostem, niż jak jesteś perfekcyjnie przygotowany. 

Zazwyczaj do biura musimy gdzieś dojechać. Jeśli to Ci pomoże to wyjść na spacer, chociaż na około domu lub wybierz się na krótką przejażdżkę przed rozpoczęciem pracy. Uwierz mi, że są osoby, które stosują tę strategię, bo jak twierdzą, bez tego nie mieliby odpowiedniego nastawienia do pracy zdalnej. Jeśli Ty też tak musisz, to nie krępuj się 🙂

Zaplanuj przerwy podczas pracy zdalnej.

Przerwy są potrzebne, aby nie przemęczyć organizmu i aby Twoja praca była produktywna. Podczas pracy zdalnej większość czasu spędzasz przed ekranem monitora. Ze względów zdrowotnych dobrze jest co jakiś czas dać odpocząć oczom. W kodeksie pracy jest to ustalone, ale teraz pracujesz zdalnie i to od Ciebie zależy jak to sobie zaplanujesz. Sugeruje wsłuchać się w swój organizm i gdy czujesz zmęczenie oczu to po prostu zrób przerwę. Możesz z góry zaplanować np raz na godzinę zrobić sobie przerwę na 5 lub 10 minut. Zobacz jak to się sprawdzi, bo może nie będziesz potrzebować tak częstych przerw, a może wręcz przeciwnie.

Zaplanuj też przerwę na kawę, lunch itp. Nie ma nic gorszego jak jest się głodnym i trzeba pracować. Praca zdalna będzie efektywna tylko wtedy jeśli kiszki nie będą Ci marsza grały. Polecam zbilansowany posiłek dodający energii. Gdy się przejesz, lub posiłek będzie ciężkostrawny, z dużą ilością węglowodanów i cukrów, to będziesz senny, bez ochoty na dalszą pracę. Istnieje ryzyko, że zamiast przed biurko wylądujesz w łóżku pod kołderką. W sumie czemu by nie? Chociaż na 5 minut.

Ustal zasady z domownikami.

Jesteś w domu, ale jednocześnie jesteś w pracy. Niestety nie wszyscy są w stanie to zrozumieć. Szczególnie gdy masz w domu małe dzieci, to może być trudne. Wiem co mówię, bo my mamy w domu trójkę dzieci. Zamiast się denerwować sytuacją, to usiąść ze swoją rodziną do stołu i wyjaśnij im tę sytuację. Przy okazji ustal zasady. Unikniesz wówczas nieporozumień i być może będziesz mieć warunki do pracy zdalnej. 

Czasami jednak temat trzeba przewałkować wiele razy zanim reszta domowników zrozumie, że jesteś w pracy. Musisz być cierpliwy i pamiętaj, że tylko szczere rozmowy pomogą Ci stworzyć dla siebie warunki, aby pracować zdalnie z domu. 

Korzystaj z narzędzi, systemów i aplikacji ułatwiających pracę zdalną.

W czasie postępu technologicznego mamy dostęp do mnóstwa udogodnień, które mogą świetnie sprawdzić się przy pracy zdalnej. Zaproponuję Ci kilka z nich, które według mnie są przydatne przy pracy zdalnej.

Narzędzia Google (G Suite).

Jest to po prostu cały pakiet narzędzi Google, które działają w chmurze. Świetnie się to sprawdza jeśli pracujemy w zespole, nawet tylko dwuosobowym, bo możemy szybko udostępnić dokumenty reszcie zespołu. Do dyspozycji masz wiele rzeczy np. Gmail do poczty mailowej, dysk, kalendarz, plik tekstowy, arkusz kalkulacyjny, formularze, prezentacje itp. Na co dzień korzystam z tych narzędzi i szczerze polecam.

Zoom, Skype, lub Messenger.

Jeśli Twoja praca wymaga komunikacji z ludźmi np z zespołem, to z całą pewnością przyda Ci się program do wideokonferencji. Używam program Zoom, który nawet w bezpłatnej opcji daje możliwość spotkania się do 100 osób na 40 minut w jednym pokoju konferencyjnym. Za pomocą tego programu można udostępniać podgląd ekranu, co często jest przydatne. Zoom daje też możliwość nagrywania takich spotkań, co też często się przydaje. Płatna wersja nie nadszarpnie zbytnio budżetu, bo to wydatek 15$, lub 20$ miesięcznie. 

Alternatywą dla Zoom jest Skype lub Messenger. Pracuję z zespołem i nie wyobrażam sobie spotkań na żywo poprzez taki program. Spotykamy się codziennie i dzięki temu mamy lepsze efekty. Program przydaje się nie tylko do spotkań z zespołem, ale również do spotkań z klientami, aby np przeprowadzić prezentację. Praca zdalna będzie dużo bardziej efektywna, jeśli będziesz korzystać z tego programu.

Telegram

Jest to komunikator działający podobnie jak Messenger. Przewaga tej aplikacji jest taka, że nie jest aż tak rozpraszający jak Messenger, szczególnie gdy komunikujemy się przez Messengera za pomocą Facebooka. Na pewno będzie to narzędzie świetnie służyć Ci podczas komunikacji z zespołem czy klientami.

Gofuckingwork.com

Wrogiem wydajności zarówno w normalnej pracy jak i pracy zdalnej jest rozpraszanie przez różne rzeczy. W biurze jest pilnowany przez swojego szefa, ale w pracy zdalnej sam dla siebie jesteś szefem. Często bywa tak, że trzeba walczyć z samym sobą, aby nie wchodzić na jakieś strony, które skutecznie nas rozpraszają. Aplikacja ta będzie skutecznie pilnować Cię jak taki wredny szef, abyś nie wchodził na strony, które niszczą Twoja produktywność.

Rescue Time

Za pomocą tej aplikacji możesz kontrolować czy pracujesz wydajniej, czy nie. To też jest dobry sposób, aby kontrolować swoich pracowników, czy zespół czy w ciągu dnia pracowali produktywnie, czy raczej byli rozproszeni. Chcesz wiedzieć, czy możesz zapłacić sobie za ten dzień pracy? Ta aplikacja rzuci Ci prawdę między oczy.

Loom

To jest bardzo fajne narzędzie, dzięki któremu możesz stworzyć krótkie nagranie np dla swojego zespołu. Tą aplikacją możesz nagrywać siebie, obraz z pulpitu i dźwięk więc będzie doskonale sprawdzać się przy nagraniach instruktażowych. Nie musisz organizować zebrania z całym zespołem, bo wystarczy, że klikniesz nagrywaj i potem wyślesz do swoich ludzi plik z nagraniem. To oczywiście oszczędza czas i daje Ci dużo możliwości. 

Być może część z tych aplikacji i programów przydadzą się Tobie w pracy zdalnej. Mi taką pracę ułatwiają i wiem, że warto z nich korzystać. Może w innym artykule omówię szczegółowo każde z takich narzędzi, bo rzeczywiście temat jest ciekawy. 

Wyznacz czas dla pracy zdalnej.

Do biura chodzi się najczęściej na 8 godzin. Masz konkretne ramy czasowe zaplanowane np od godziny 8:00, do godziny 16:00. Przewagą pracy zdalnej jest to, że nie tracisz czasu na dojazdy. Niekiedy dojeżdżając do pracy traci się godzinę, albo dwie godziny dziennie, a nawet i więcej. Nawet jakby to było tylko 15 minut, to pracując zdalnie każdego dnia zyskujesz dla siebie kwadrans życia. Zła wiadomość jest taka, że jeśli nie ustalisz konkretnie czasu pracy, to prawdopodobnie przez rozproszenie i chaos wcale nic nie zyskasz, a nawet stracisz więcej czasu… 

Najprostszym sposobem jest wyznaczenie sobie ram czasowych na wykonywanie pracy zdalnej. Czy wiesz w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny? Według statystyk najwięcej osób największą produktywnością może pochwalić się w godzinach od rana do południa. Jeśli nie chcesz pracować ociężale niczym żółw przemierzający błotniste tereny zmierzający do wodopoju, to zaplanuj czas swojej pracy zdalnej w godzinach, kiedy jesteś najbardziej produktywny.

Oddziel życie prywatne od pracy.

Jedną z pułapek pracy zdalnej jest to, że możesz wpaść w rutynę, w której jesteś cały czas w pracy. Wyobraź sobie, że budzisz się i myślisz od razu o pracy. Np o przeczytaniu wiadomości mailowych, wysłaniu mailingu, napisaniu artykułu itd. W ciągu dnia wykonasz już sporo pracy i teoretycznie kończysz na dziś. Jednak dalej kontaktujesz się ze swoim zespołem, wysyłasz maile, czy robisz jeszcze inne rzeczy. Gdzie się podziało Twoje życie prywatne? Oj nie wpadnij w taką pułapkę.

Najważniejsze jest to, aby nauczyć się “zamykać furtkę”, dlatego ważne jest aby ustalić sobie czas na pracę zdalną. W tych godzinach skupiaj się tylko i wyłącznie na swojej pracy. Jak skończysz robić swoje, to zamknij ten rozdział na dziś i wejdź w swoje życie prywatne. Nie myśl wtedy o pracy, ale skup się na swojej rodzinie, pasji, czy po prostu zrelaksuj się. Zachowaj we wszystkim harmonię, to pomoże Ci w tym, aby za szybko się nie wypalić.

Dałem Ci właśnie garść wskazówek, które pozwolą Ci zorganizować się dużo lepiej wykonując pracę zdalną. Może masz jakieś swoje przemyślenia, lub sposoby, które świetnie się sprawdzają? Jeśli tak to podziel się proszę w komentarzu pod spodem. Praca zdalna jest według mnie bardzo dobrym rozwiązaniem. Daje Ci znacznie więcej przestrzeni i kontroli nad tym co robisz. To może być dla Ciebie również bardzo dobre rozwiązanie.

Odbierz Bezpłatnie materiały szkoleniowe

z których dowiesz sie jak zwiększyć zasięg na FB docierajac do większej ilości klientów




Dodaj komentarz

Close Menu
×
×

Koszyk

Koszyk